「ウィンドウズメール」では、受信したメールはすべて「受信トレイ」に保存されるので、数が多いと目的のメールを探しにくい。また、最近は、スパムメール、迷惑メールなども急増しており、メールの管理が煩雑になっている
そんなときは、「メッセージルール」機能を使って、特定の受信メールを自動で別のフォルダに振り分けよう。あらかじめ、メールを振り分けたい相手（差出人）用のフォルダを作成しておき、メールを受信したら、「メッセージルール」機能でそのフォルダに移動するように設定する。これで、ほかのメールに埋もれることがなくなるはずだ。なお、振り分けたい相手の指定は、連絡先で行うと簡単なので、メッセージルールを設定する前に、相手のメールアドレスを「アドレス帳」に登録しておく。振り分け先のフボレダを作成する
「ファイル」メニューの「フォルダ」から「新規作成」をクリックする。「フォルダの作成」画面で、フォルダの作成場所に「受信トレイ」を選択し、フォルダ名を入力して「O K 」ボタンをクリックする。メッセージルール」機能でメールを振り分ける
- 「ツール」メニューの「メッセージルール」から「メール」をクリックすると、「新規のメールルール」画面が表示される。すでにメールルールがある場合は、手順5の画面が表示されるので、「新規作成」ボタンをクリックして「新規のメールルール」画面を表示する。
- 1．ルールの条件を～ 」欄で、「差出人にユーザーが含まれている場合」の「□」をクリックしてチェックを入れる。続けて、「2 ルールのアクションを～ 」欄で、「指定したフォルダに移動する」の「ロ」をクリックしてチェックを入れる。
- 「3.ルールの説明」欄の「ユーザーが含まれている」リンクをクリックすると、「ユーザーの選択」画面が表示されるので、振り分ける差出人の名前やアドレスを入力して「OK」ボタンをクリックする。「アドレス帳」ボタンから連絡先で指定することもできる。「指定したフォルダ」リンクをクリックすると、「移動」画面が表示されるので、振り分け先のフォルダを指定して「OK」ボタンをクリックする。
- 「3.ルールの説明」欄のリンクが、振り分けたい差出人と移動するフォルダになっていることを確認する。「4.ルール名」欄にわかりやすい名前を入力して、「OK」ボタンをクリックする。
- 次のルールが～」欄に作成したルールが表示されるので、「□」をクリックしてチェックを入れる。これで、「OK」ボタンをクリックすれば、次に受信したメールから、指定した差出人のメールが作成したフォルダに振り分けられる。
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